Hur man hittar filer med Copilot i Windows

Vill du hitta dokument, bilder eller konversationer utan att öppna tio olika program? Copilot integreras med Windows och Microsoft 365 för att leverera enhetlig sökning som spårar personer, chattar, möten, filer och mer. Med smarta rekommendationer, senaste vyer och finjusterade filter kan du återgå till det du gjorde på några sekunder utan att tappa fokus.

I den här guiden förklarar jag steg för steg hur man hittar filer med Copilot i Windows och jag visar även avancerade alternativ. Såsom filtrering efter källa eller ägare, snabbåtkomstpanelen, automatiska rekommendationer, uppladdning av filer för analys i chatt, sekretesskontroller och till och med sökning och radering av Copilot-relaterad data med hjälp av eDiscovery och Microsoft Graph. Allt med en praktisk metod som du kan tillämpa i ditt dagliga arbete.

Sök med Copilot i Microsoft 365-appen

Utgångspunkten för att hitta filer med Copilot är i Microsoft 365 Copilot-appen., där sökfunktionen centraliserar personer, konversationer, möten och dokument relaterade till dig. Härifrån ser du även personliga förslag och en genväg till saker du nyligen har använt eller nyligen delat med dig.

För att starta en sökning, öppna Microsoft 365 Copilot-appen och välj Sök i navigeringsfönstret.Skriv din sökfråga i sökrutan och välj ett omedelbart resultat, eller tryck på >-knappen för att se mer detaljerade träffar. Copilot samlar in resultat från olika källor i din organisation och presenterar dem i ett enhetligt format.

Integrerad sökning är inte begränsad till Office-dokumentDetta kan även inkludera bilder, meddelanden, SharePoint-webbplatser och innehåll från andra anslutna appar. Om du till exempel minns att någon delade ett felrapporteringsdokument med dig skriver du bara en del av titeln eller relevanta nyckelord för att hämta det direkt.

Sökfördelar och filter

Den största fördelen med Copilot-sökning är att den kombinerar bred räckvidd med precision tack vare filter.Om du får för många resultat, begränsa omfånget efter objekttyp – filer, kontakter, möten, chattar med mera – tills du har kvar det som är relevant för din uppgift.

Dessutom visar Copilot färdiga rekommendationer och sammanfattningar.Du får se förslag på filer och mötessammanfattningar med idéer för vidare arbete. Detta kontextlager sparar tid och vägleder dig till nästa logiska steg.

En annan viktig hjälp är avsnittet Senaste, som listar vad du nyligen har öppnat eller ändrat. Att återgå till ett dokument du arbetade med för några timmar sedan är lika enkelt som ett klick, utan att behöva komma ihåg sökvägar eller mappar.

Snabbåtkomst: Senaste, Delade och Favoriter

Inom Sök grupperar snabbåtkomstområdet ditt innehåll i tre mycket praktiska listor att på några sekunder förflytta sig mellan de viktiga sakerna i vardagen.

SenasteAllt du nyligen har öppnat eller ändrat så att du kan återgå till arbetet utan att slösa tid.
Delad: filer som kollegor har delat med dig och som ofta är avgörande för samarbete.
FavoritosMärk upp dokument i själva Microsoft 365 Copilot-appen, i OneDrive eller i Word/PowerPoint/Excel, så att du alltid har dem till hands.

Behöver du bli mer specifik i Snabbåtkomst? Använd snabbfilter eller tryck på + Ny i filtermenyn för att öka detaljnivån efter kriterier som Plats, Delad av y ÄgdPå så sätt kan du till exempel bara behålla det som finns på en specifik SharePoint-webbplats eller det som någon skickat till dig.

Hur man formulerar frågor och öppnar resultat

Skriv naturliga frågor: en deltitel, en filtyp eller innehållsämnetCopilot förstår sökningar som ”säljpresentation för tredje kvartalet” eller ”evenemangsbilder”. När resultaten visas markerar du dem för att öppna dem direkt, eller trycker på pilen > för att se ytterligare resultat och förfina din sökning.

Windows 11 ligger före 1 000 Hz-skärmar och mer därtill

Om du inte är nöjd med första försöket, lägg till information som författare, datum, format eller plats.Till exempel: ”ROI-rapport av författaren Marta i PDF-format” eller ”protokoll från produktmöte i SharePoint”. Att kombinera filter och nyckelord är den mest effektiva genvägen.

Rekommendationer och sammanfattningar som vägledning

Copilot har ett rekommendationsutrymme med mötessammanfattningar och filer som kan intressera dig., plus föreslagna instruktioner för vidare arbete. Du kan öppna rekommendationen eller klicka på meddelandet nedan för att öppna den i Microsoft 365 Copilot och utöka informationen i en chatt.

I den chatten med Copilot kan du be om detaljer, extrahera viktiga punkter eller förbereda nästa åtgärder. (som att skriva ett mejl med mötesöverenskommelserna). Det är ett snabbt sätt att gå från att "söka" till att "göra".

Var finns Copilot i apparna och kontokraven?

Om du har en Copilot-prenumeration ser du dess flik i Word, Excel, PowerPoint och Outlook på webben.Med en Microsoft 365-prenumeration som inkluderar skrivbordsappar visas Copilot även i de versioner som är installerade på din dator.

Se först till att du loggar in med rätt konto.För hemmabruk behöver du Microsoft 365 Personal eller Family, eller Copilot Pro. För företag behöver du en av dessa: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 eller F3, plus en Microsoft 365 Copilot-licens. För nya, osparade filer eller filer som lagras lokalt, huvudkontot som visas ovan i Microsoft 365-fönstret måste vara licensierad för Copilot.

Kontrollera även dina sekretessinställningar, eftersom de kan dölja Copilot om den är inaktiverad.I Windows: Arkiv > Konto > Kontointegritet > Hantera inställningar. Aktivera "Upplevelser som analyserar ditt innehåll" och, under det, "Alla anslutna upplevelser". I Mac: Word > Inställningar > Integritet och aktivera samma två alternativ. Om de var avstängda låses Copilot-upplevelser i appar upp om du aktiverar dem.

Fler sätt att arbeta med sökning

Att söka med Copilot är inte bara en stapel att skriva iDet kompletteras av rekommendationer, snabb åtkomst, avancerade filter och, viktigast av allt, möjligheten att chatta för att extrahera detaljer från det du hittar eller ta nästa steg med färre klick.

Ladda upp filer till Copilot för innehållsanalys

Med Copilot kan du ladda upp bilder eller kompatibla filer direkt till chatten., analysera dess innehåll och returnera svar, sammanfattningar eller rekommendationer baserat på innehållet. Det är perfekt om du vill "fråga" ett dokument utan att öppna det i dess ursprungliga app.

Filer du laddar upp lagras säkert i upp till 30 dagar och raderas automatiskt.Microsoft använder inte innehållet i filerna du laddar upp till Copilot för att träna modeller. Den maximala filstorleken är 50 MB.

Format som stöds: dokument (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), bilder (PNG, JPEG, PJP, JFIF) och text/granskning (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). Med denna täckning kan du arbeta med de flesta vanliga kontorsmaterial.

För att ladda upp en fil, klicka på ikonen Öppna (+) och välj Ladda uppVälj filen från webbläsaren så läggs den till som en bilaga till konversationen.
Skriv din förfrågan i chatten, till exempel: ”beskriv den här bilden” eller ”vilka rekommendationer skulle du ge baserat på det här dokumentet?”. Du kan ställa följdfrågor utan att ladda upp filen igen.

Idéer för användbara uppmaningarEfter att du har laddat upp ett CV, "Hjälp mig att skriva ett personligt brev för en juniortjänst inom marknadsföring, där du lyfter fram min relevanta erfarenhet." I en rapport, "Sammanfatta dokumentet med tre viktiga rekommendationer och lägg till en APA-liknande hänvisning."

Upptäck de dolda funktionerna i inkognitoläget i Windows 11 och andra hemliga systemfunktioner

Copilot i Excel: Data, formler och resultat

Om du arbetar med kalkylblad, Copilot i Excel Det är en accelerator för att förstå data och skapa formlerDet hjälper dig att importera data från webben, OneDrive eller SharePoint, markera information, sortera och filtrera utan ansträngning och generera eller förklara formler baserat på kontext.

Bland dess fördelar utmärker sig möjligheten att ställa frågor om dina data. Copilot kan returnera diagram, pivottabeller, sammanfattningar, trender eller extremvärden. Det är som att ha en analytiker bredvid dig.

Var finns Copilot i Excel? Du kan använda ikonen i menyfliksområdet på fliken Hem för att öppna konversationsidéer eller chatta. Du kommer också att se en glittrig ikon i den markerade cellen med kontextuella snabbåtgärder.

Formatera data som en tabell eller ett område så att Copilot kan "förstå" dem.
Öppna Copilot och välj mellan att skapa något nytt, föreslå formler eller format eller sammanfatta data.Om du föredrar det kan du öppna chatten och göra din egen kostnadsfria förfrågan.

Sekretess: Kontrollera modellträning

Om du loggar in på Copilot med ditt Microsoft-konto (eller ett tredjepartskonto) kan du bestämma om dina konversationer ska användas för att träna generativa AI-modeller. som Copilot använder. Om du väljer bort detta kommer dina tidigare, nuvarande och framtida konversationer inte att användas för det ändamålet såvida du inte ändrar dina inställningar senare; ändringen träder i kraft om cirka 30 dagar.

Om du inte loggar in tränas inte Copilot med dina konversationer.Observera också att den här inställningen inte förhindrar annan användning som beskrivs i sekretesspolicyn (allmänna produktförbättringar, säkerhet, efterlevnad, reklam etc.).

På copilot.microsoft.comprofil > profilnamn > Sekretess > Träning av text-/talmodell.
I Copilot för WindowsProfil > Inställningar > Sekretess > Träning av text-/talmodell.
I mobilappen: meny > profil > Konto > Sekretess > Träning av text-/talmodell.

Microsoft skulle gradvis kunna utöka dessa kontroller till fler länder. där chatthistorik för närvarande inte används för utbildning, alltid med respekt för lokala sekretessregler.

Avancerad styrning: Sök och radera Copilot-data med eDiscovery

I företagsmiljöer kan du använda eDiscovery (Premium) och Microsoft Graph för att söka efter och ta bort användarmeddelanden och Copilot-svar. i appar och tjänster som stöds. Detta är användbart för att ta bort känslig eller olämplig information, eller för att hantera dataintrång.

Nödvändiga behörigheterFör att skapa ett ärende och använda samlingar måste du tillhöra rollgruppen "eDiscovery-administratör" i Microsoft Purview-portalen. För att ta bort data behöver du rollen "Sök och rensning", som ingår som standard i "Datautredare" och "Organisationsadministration". Det finns en gräns på 100 artiklar per brevlåda för varje borttagningsåtgärd för att påskynda svaret.

Steg 1: Skapa ett ärende

Skapa först ett ärende i eDiscovery (Premium) för att hantera hela sök- och rensningsflödet. Det här ärendet kommer att vara behållaren där du lägger till samlingarna som definierar vad som ska granskas och tas bort.

Steg 2: Skapa en uppskattning av inkassokostnader

Skapa sedan en samlingsuppskattning som hittar de Copilot-data som ska raderas.Sökningen "utkast" returnerar en uppsättning kandidatobjekt. I steg 5 kan du rensa det som returneras i samlingen, med respekt för gränsen för antalet objekt per plats.

Datakällor och funktionsklasser (användarmeddelanden och svar lagras i användarens inkorg):

excel → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
Handledarens AI-anteckningar → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
loop → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
Microsoft 365-appen → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
Copilot för Bing (Microsoft 365 Copilot-chatt) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
Microsoft-formulär → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
OneNote → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
utsikterna → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
PowerPoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
Sharepoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
Teams-kanalen → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
Lagchatt → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
Teams Copilot-chatt (Microsoft 365 Copilot-chatt) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
Teams-möte → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
Microsoft 365 Teams-chatt (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
Webbchatt → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
Whiteboard → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
ord → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Förslag på konsultationer: använd villkoret Tipo och välj ”Copilot-aktivitet”. Lägg till ett datumintervall eller nyckelord för att begränsa det och bibehålla relevansen för din forskning.

Microsoft pausar Copilot-integrationer i Windows 11 efter kritik

Identifiera webbfrågor när du använder Copilot

Om webbsökning är aktiverat för Copilot kan frågor som skickas till Bing hittas i eDiscovery.För att göra detta: filtrera efter Copilot-aktivitet, ladda ner ett objekt, öppna det med en redigerare och leta reda på det WebSearchQueryOm den finns ser du den exakta frågan som skickades till Microsoft Bing nedan.

Steg 3: Granska insamlingsresultatet

Granska ett urval av returnerade varor för att bekräfta att samlingen bara innehåller det du vill ta bort. Lita på statistik över de främsta platserna att lista källor med resultat och förbereda den listan för nästa steg.

Steg 4: Ta bort spärrar och lagringspolicyer

Innan du rensar, ta bort alla spärrar eller kvarhållningsprinciper från målpostlådorna., annars behåller systemet informationen. Notera vilken policy du tar bort så att du kan återanvända den efter raderingen.

Steg 5: Ta bort data med Microsoft Graph

När allt har granskats kan du nu ta bort Copilot-data som returneras av samlingen. med hjälp av Graph Explorer. Processen består av tre uppgifter: att hämta ärende-ID, samlings-ID och att utföra rensningen.

Hämta ärende-IDGå till Graph Explorer och logga in med ett konto med rollen "Sök och rensa". Kör en GET på https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (se till att välja API-versionen) v1.0). Hitta ditt ärende genom att displayName och kopiera dess identifierare.
Hämta samlings-ID:t: kör en GET till https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, ersätter {ediscoveryCaseID}Lokalisera samlingen genom displayName och bekräftar dess contentQueryKopiera sökidentifieraren.
Rensa dataskickar ett POST till https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataOm allt går bra ser du en HTTP-kod som indikerar att begäran har accepterats.

Du kan också använda PowerShellTill exempel i den amerikanska regeringens molntjänster: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov och då Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

Steg 6: Bekräfta borttagningen

Efter rensningen flyttas informationen till den dolda mappen SubstrateHolds. för åtminstone 1 dag och raderas permanent mellan 1 och 7 dagar senare när timerjobbet körs. Det finns ingen synlig avisering till slutanvändaren.

Steg 7: Tillämpa källskatt igen

När du har verifierat att informationen har raderats, återanvänd spärrarna och policyerna. till de berörda postlådorna för att återställa det ursprungliga efterlevnadsläget.

Hjälpsamma videor och demonstrationer

Det finns korta videor som visar hur Copilot hjälper dig att göra research och citera i Word. (till exempel ett som är 59 sekunder långt) och hur man hittar exakta referenser i Word-dokument (ett annat som är 47 sekunder långt), vilket länkar dig direkt till det specifika avsnittet du behöver.

Om du är intresserad av att öva, leta efter alternativen "Prova i Word" eller bläddra i Copilots videogalleri.Att titta på dessa snabba demonstrationer är ett utmärkt sätt att inspireras av verkliga användningsfall och tillämpa dem i ditt dagliga arbete.

Nyckeln till att hitta filer med Copilot i Windows är att kombinera dess enhetliga sökning med filter, snabb åtkomst och rekommendationer., som vid behov stödjer dig med filuppladdningar för att analysera innehåll utan att öppna det, Copilot för Excel för att utforska data och sekretesskontroller för att bestämma hur dina konversationer används. I företagsmiljöer ger eDiscovery och Graph dig också kontrollen att hitta och ta bort Copilot-aktiviteter på ett granskbart och säkert sätt.