Emojis har smugit sig in i praktiskt taget alla våra digitala samtal och naturligtvis även på arbetsplatsen. Word och Outlook låter dig använda dem på väldigt olika sättFrån snabba tangentbordsgenvägar till hela paneler fulla av färgglada ikoner är problemet att många inte känner till alla tillgängliga alternativ och begränsar sig till det typiska ":)" eller att kopiera och klistra in från internet.
Om du vill ta dina e-postmeddelanden och dokument ett steg längre, Att lära sig använda emojis korrekt i Office kan göra hela skillnaden.De hjälper till att sätta tonen, mildra seriösa meddelanden, göra samtal med ditt team mer engagerande och till och med förhindra missförstånd. I den här omfattande guiden får du steg för steg se hur du använder dem i Word och Outlook på Windows, webbversionen och även på Mac, samt hur du anpassar dem, inaktiverar de du inte vill ha och felsöker de vanligaste problemen.
Emojis i Word och Outlook: hur de verkligen fungerar
I moderna Office-program, Word och Outlook använder främst teckensnittet Segoe UI Emoji. för att visa emojis i fullfärg. Detta inkluderar nyare versioner av Microsoft 365, Office 2021, 2019 och 2016 på Windows 10 och Windows 11. På äldre system, som Windows 7 eller äldre versioner av Office, renderades många av dessa ikoner med teckensnitt som Wingdings och i svartvitt, vilket förklarar varför man ibland ser rutor eller konstiga symboler.
Förutom stöd för teckensnitt, Office är starkt beroende av funktionen Autokorrigering för att omvandla textsträngar som ":)" till leende ansikten. Samma funktion används också för att skapa anpassade genvägar, ändra förkortningar till fullständiga fraser eller, om du tycker att automatiska emojis är irriterande, inaktivera dem helt.
Använda Windows emoji-väljare i Word och Outlook
I Windows 10 och Windows 11 har du tillgång till en emoji-panelen integrerad i själva operativsystemetTillgängligt i alla program där du kan skriva text, inklusive Word och Outlook. Det är den snabbaste och bekvämaste metoden och fungerar både för nya e-postmeddelanden och när du svarar på meddelanden eller redigerar dokument.
För att öppna panelen, placera markören där du vill ha ikonen och Tryck på Windows-tangenten tillsammans med punkten (Win + .) eller semikolon (Win + )Du kommer att se ett litet flytande fönster visas med flera flikar: emojis, kaomojis, symboler och, i de senaste versionerna, även GIF-bilder och andra visuella element beroende på appen, till exempel... 3D-ikoner och emojis i PowerPoint.
Inom den väljaren kan du Bläddra bland kategorier med hjälp av ikonerna högst upp eller längst nerDu kan navigera med musen eller tangentbordet, och till och med skriva ett nyckelord direkt. Om du till exempel skriver "present", "leende" eller "hjärta", filtrerar panelen resultaten så att endast relaterade ikoner visas, vilket sparar dig mycket tid.
När du har hittat den ritning du vill ha, Klicka eller tryck bara på Enter för att infoga den i e-postmeddelandets brödtext eller i Word-dokumentet. Panelen förblir öppen så att du kan lägga till flera i rad, och när du är klar behöver du bara stänga den genom att klicka på "X" eller trycka på Esc.
Infoga emojis från Word för webben
Om du arbetar med onlineversionen, Word för webben har även en egen emoji-menyDen är inte lika omfattande som Windows-panelen, men den är tillräcklig för att variera enkla texter, sammanfattningar eller dokument som delas med teamet.
Medan du redigerar din fil i webbläsaren, Gå till fliken Infoga och välj alternativet EmojiDu kommer att se ett litet urval av grundläggande ansikten och karaktärer. Om du behöver något mer varierat klickar du på alternativet "fler emojis" för att se hela uppsättningen som finns tillgänglig i den vyn.
Dessutom, Word för webben känner igen vissa teckenkombinationer och konverterar dem automatiskt till emojisOm du till exempel skriver ”:)” eller ”:-)” kan det resultera i ett leende ansikte; andra varianter som ”:(”, ”:D” eller ”;-)” kan också översättas till ikoner, beroende på konfigurationen och uppdateringen av den version du använder.
Autokorrigering: från textsträngar till emojis
En av de kraftfullaste funktionerna i Office är att Både Word och Outlook konverterar automatiskt specifika textsekvenser till emojisDet inkluderar de klassiska emotikonerna som vi alla har känt till sedan internets tidiga dagar.
I moderna versioner, när du skriver ":)" eller ":-)" förvandlas till ett färgat smiley-ansikte (Unicode-tecknet U+1F60A i teckensnittet Segoe UI Emoji). Tidigare konverterades samma kombination till ett svartvitt Wingdings-tecken, vilket gjorde att resultatet såg annorlunda ut och till och med inkompatibelt på andra enheter.
Bland de vanligaste kombinationerna som Outlook och Word kan översätta till emojis är: sekvenser som “:)”, “:D”, “:(”, “;‑)”, “:|”, “:O”, “:p” och det berömda “<3” för hjärtat. I vissa sammanhang, “
Om när man skriver dessa strängar Poängen ändras inte till någonting eller så visas en tom ruta.Det är troligt att teckensnittet Segoe UI Emoji saknas i ditt system. Detta teckensnitt ingår som standard i Windows 8, 10 och 11, så i de flesta fall löses problemet genom att uppdatera ditt system eller köra Systemfilsgranskaren (SFC) för att reparera skadade filer.
Inaktivera automatisk emojikonvertering
Kanske, av stilistiska skäl eller för att du arbetar med väldigt formella texter, Du vill inte att Outlook eller Word ska ändra din interpunktion till färgade ikonerLyckligtvis är den här funktionen helt konfigurerbar och du kan inaktivera den detaljerat.
Om du skriver och ett smiley-ansikte just har förvandlats till en emoji, Det snabbaste sättet att vända det är att trycka Ctrl + ZDetta ångrar den senaste autokorrigeringen och återställer originaltexten “:)” utan att ändra någon annan del av dokumentet eller e-postmeddelandet.
Om du vill inaktivera konvertering permanent, Du måste gå till alternativen för autokorrigering i Word eller Outlook.Där, i fliken där ersättningslistan visas, skriver du in teckensträngen som ska konverteras till emoji (till exempel ":)") i rutan "Ersätt". När posten är markerad i listan trycker du på "Delete" så stoppas den specifika ersättningen.
Samma skärm kan också användas för Skapa dina egna textgenvägar som förvandlas till emojis eller i något annat innehåll. Du kan till exempel göra så att när du skriver "lolcarita" infogas ett ansikte med skratttårar eller valfri ikon.
Hur man infogar emojis i Outlook: alla alternativ
Outlook erbjuder flera sätt att lägga till emojis, både i skrivbordsversionen (Outlook 365, 2021, 2019, 2016) och i Outlook Web och Outlook MobileValet av den ena eller andra metoden beror på vad du tycker är mest bekvämt och den miljö du arbetar i.
1. Teckensekvenser och autokorrigering
Om du är van vid att skriva vanliga text-emoticons, Du kan fortsätta göra det och låta Outlook översätta dem automatiskt.Varje gång du anger en av dessa kombinationer och trycker på mellanslagstangenten ersätter programmet den med motsvarande emoji.
Bland de vanligaste strängarna som Outlook enkelt konverterar är “:)” (leende ansikte), “:(” (ledset ansikte), “;‑)” (blinkning), “:O” (överraskning), “:D” (stort leende) och “<3” (hjärta)Du behöver bara skriva dem var som helst i meddelandet så gör autokorrigeringsfunktionen resten.
Det intressanta är att Du kan anpassa eller utöka den här listan från Autokorrigeringsmenyn.så att dina egna förkortningar blir en specifik ikon. Du kan till exempel använda ”:applause:” för att infoga klappande händer eller ”:ok:” för tummen upp.
2. Infoga emojis från Symbol-menyn
En annan möjlighet är att behandla emojis som specialtecken. I skrivbordsversionerna av Outlook kan du infoga emojis via menyn Infoga > Symbol., genom att välja det specifika teckensnittet ”Segoe UI Emoji”.
För att göra detta, öppna ett nytt e-postmeddelande eller svara på ett befintligt. Gå till fliken Infoga, klicka på Symbol och sedan på Fler symboler.I fönstret som öppnas väljer du "Segoe UI Emoji" som källa och ändrar delmängden till "Diverse symboler" eller en annan grupp där emojisarna är grupperade.
Om du scrollar ner lite, Du kommer att se en lång lista med svartvita ikoner som representerar emotikoner, symboler och andra piktogram.När du klickar på en och trycker på "Infoga" läggs den till i meddelandet och Outlook använder motsvarande färgstil. Den här metoden är användbar om du vill ha ett mer kontrollerat urval och inte förlitar dig lika mycket på tangentbordet.
3. Skapa anpassade kortkommandon
För de som ofta använder vissa ikoner, Outlook låter dig skapa dina egna textgenvägar för att infoga emojis ännu snabbareDetta görs genom att kombinera Symboler-menyn med Autokorrigering.
Upprepa först föregående process: Infoga > Symbol > Fler symboler, välj teckensnittet Segoe UI Emoji och välj en emojiMed symbolen markerad i listan klickar du på knappen "Autokorrigering". Ett fönster öppnas där du ser den valda symbolen och ett fält som heter "Ersätt".
I den lådan, Ange textsträngen du vill använda som genvägDet kan vara en kombination av siffror ("123"), bokstäver (":smile:") eller korta ord. Klicka sedan på "Lägg till" (eller "Ersätt" om den kombinationen redan finns) och slutligen på "OK". Från och med det ögonblicket, varje gång du skriver den förkortningen och trycker på mellanslag, kommer Outlook att infoga den emoji du konfigurerat.
4. Lägg till dina egna emojis som bilder
Om du inte är övertygad av stilen på Outlooks inbyggda emojis, Du kan använda anpassade bilder för att skapa din egen repertoarDet här alternativet är särskilt intressant om du vill använda emotikoner som överensstämmer med ditt varumärkes visuella identitet eller en specifik design.
I Outlook 2021 och moderna versioner av Microsoft 365, Du kan söka efter bilder direkt online tack vare integrationen med Bing.För att göra detta, gå till Infoga > Bilder och välj alternativet "Onlinebilder" (i vissa utgåvor måste du först välja "Bilder").
I sökfönstret, Skriv ”emoji” eller den term du är intresserad av och markera rutan ”Endast Creative Commons”. För att begränsa dig till bilder med mer öppna licenser, välj den grafik som bäst passar din stil och klicka på "Infoga" för att lägga till den i e-postmeddelandet som en bild. Du kan ändra storlek på den, flytta den, justera texten runt den och återanvända den när du behöver.
5. Emojis från uttrycksmenyn i Outlook Web
Om du använder webbversionen, Outlook på webben (tidigare OWA) innehåller en uttrycksmeny som liknar den i många meddelandeappar.Det är ett väldigt visuellt sätt att välja emojis, GIF-bilder och klistermärken utan att förlita sig på kortkommandon.
När du skriver ett meddelande, Klicka på knappen med tre punkter för att öppna ytterligare alternativI den menyn hittar du en post som heter "Emoji" eller "Uttryck"; när du trycker på den öppnas en väljare där du kan bläddra igenom olika kategorier, söka efter specifika ikoner eller granska din historik över senast använda emojis.
Genom att klicka på någon av dem, Den infogas direkt i e-postmeddelandets brödtext där markören befinner sig.Det är snabbt, intuitivt och väldigt likt det du redan känner till från appar som WhatsApp eller Teams.
Snabba genvägar med Windows emoji-panel i Outlook
Även om Outlook har sina egna menyer, Genvägen till Windows emoji-panel är fortfarande den föredragna metoden för många användareDet är särskilt bekvämt eftersom det fungerar i nästan alla applikationer och alltid bibehåller samma gränssnitt.
Mekaniken är enkel: Öppna ett nytt e-postmeddelande eller svara på ett befintligt, placera markören i texten och tryck på Windows + . (punkt)Den flytande panelen visas automatiskt, och du kan bläddra igenom kategorierna eller skriva i sökfältet för att hitta specifika ikoner.
Om du arbetar med en Mac är du inte undantagen: I Outlook för macOS kan du använda systemets emoji-visare med Ctrl + Kommando + Mellanslag.Om du trycker på den kombinationen öppnas ett litet fönster med emojis, symboler och specialtecken som du kan infoga i valfri app, inklusive skrivbordsversionen av Outlook.
I Outlook Web, istället för systemgenvägar, Du har en smiley-ikon i meddelanderedigerarens verktygsfält.Om du klickar på den kommer du till en liknande emoji-panel, komplett med en sökmotor och kategorier, perfekt för att arbeta från din webbläsare utan problem.
Professionell användning av emojis i e-post: bästa praxis
I företagsmiljön väcker emojis frågor: När de används på rätt sätt skapar de en känsla av närhet och tydlighet; när de hanteras dåligt kan de verka oprofessionella.Därför är det viktigt att ha några tydliga kriterier innan du börjar lägga emotikoner i alla dina mejl.
I formella meddelanden eller med personer du inte känner, Det bästa rådet är att använda emojis mycket sparsamt och alltid med en positiv klang.Mjuka leenden, tummar upp eller neutrala ikoner kan mjuka upp ett meddelande, visa uppskattning eller förstärka en gratulation utan att vara överdrivna.
Det är också viktigt Var uppmärksam på det kulturella sammanhanget och mottagarens ålder eller profil.Vissa emojis har olika betydelser beroende på land, samhälle eller till och med generation; vad som i ett informellt samtal kan vara en informerande blinkning kan i ett professionellt mejl tolkas som ironi eller brist på allvar.
I interna e-postmeddelanden, med betrodda kollegor, Du kan tillåta dig själv lite mer lekfullhet med uttryckenSå länge de inte blir meddelandets huvudfokus. Tanken är att de ska stödja texten och göra den mer mänsklig, inte att ersätta den eller fylla mejlet med upprepade ikoner.
Vanliga problem med emojis i Outlook och Word
Även om allt oftast fungerar utan komplikationer, Det är relativt vanligt att stöta på fel i visningen eller användningen av emojis.särskilt när det finns användare med äldre programvaruversioner i samtalet.
Ett av de mest typiska fallen är att mottagaren ser bilder eller symboler istället för emojisDetta händer vanligtvis eftersom mottagarens e-postklient eller operativsystem inte stöder samma Unicode-uppsättningar eller inte har ett lämpligt teckensnitt som Segoe UI Emoji. I dessa scenarier är det bäst att använda standardemojis och undvika nyare eller mer komplexa designer.
Det kan också hända det Du kommer själv att se ikonerna som fyrkanter i Word eller Outlook.Detta pekar nästan alltid på ett orsaksproblem på ditt eget system: en ofullständig installation, en skadad fil eller en föråldrad version av Windows. Att kontrollera Windows Update, installera om systemteckensnitt eller köra verktyg som Systemfilsgranskaren löser vanligtvis problemet.
En annan återkommande brist är att Windows emoji-panel öppnas inte när man trycker på Win+.I så fall är det bäst att först kontrollera att du använder ett kompatibelt tangentbord, starta om datorn och verifiera att din version av Windows 10/11 är uppdaterad. Ibland hjälper det också att konfigurera språk och tangentbordslayout korrekt.
Slutligen finns det användare som klagar på att De kan inte hitta en specifik emoji eller så ser ikonerna inte likadana ut på deras mobiltelefonTänk på att varje system (Android, iOS, Windows, webb) visar emojis med sin egen design, även om betydelsen är densamma, och att vissa äldre versioner inte inkluderar de senaste ikonerna. Om visuella skillnader är avgörande är det bäst att testa eller hålla sig till mycket enkla emojis.
Word och Outlook har nu ett mycket komplett utbud av verktyg för att arbeta med emojisFrån den inbyggda Windows-panelen och Autokorrigering till anpassade symbolmenyer, integrerade sökmotorer och till och med användningen av anpassade bilder, gör det enkelt att skapa tydligare, mer mänskliga och mer effektiva e-postmeddelanden och dokument utan att offra formalitet när situationen kräver det, om man behärskar dessa alternativ och tillämpar gott omdöme i deras professionella användning. Dela den här handledningen så att fler kan lära sig använda emojis i Office.